Notulen Alg. Ledenverg, sept 2020

Notulen 61e Algemene Ledenvergadering
September 2020 – digitaal
Aantal stemmers: 75

Inleiding
Het organiseren en voorbereiden van de Algemene Leden Vergadering 2020 was een geweldige klus.
Onze nieuwgekozen secretaris, Sylvia Groot, heeft er veel, heel veel tijd in gestoken en werk aan gehad.
Dank en complimenten aan Sylvia voor het klaren van deze klus.

Ik hoop van harte dat wij de Algemene Ledenvergadering in 2021 weer fysiek kunnen houden en elkaar in de ogen kunnen kijken.
Dank aan onze leden, die in groten getale de stembiljetten hebben ingevuld en geretourneerd.

Het ga jullie goed en blijf gezond!

Namens het bestuur,
Herman Schunselaar

Proces van de ledenvergadering 2020:
Helaas hebben wij door de Coronacrisis moeten besluiten om de Algemene Ledenvergadering 2020 niet fysiek te beleggen, maar in plaats daarvan een elektronische raadpleging te organiseren.
Dit is gecommuniceerd in onze nieuwsbrief van juni 2020.
De wettelijke grondslag hiervoor is de Wet tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19.

Het proces is als volgt verlopen:

  1. Bij de nieuwsbrief van augustus is als bijlage een boekje gevoegd met alle informatie die een lid normaliter zou krijgen als voorbereiding op de vergadering.
  2. De mogelijkheid bestond om telefonisch vragen te stellen aan de functionarissen die bij het agendapunt waren vermeld. Van deze mogelijkheid is geen gebruik gemaakt. Wel zijn er twee vragen per email ingediend.
    – Zij worden in deze notulen beantwoord.
  3. Verder konden de leden, schriftelijk of via e-mail, aanvullingen indienen op de notulen en verslagen, welke als aanvulling in de notulen zouden worden weergegeven.
    – Hiervan is geen gebruik gemaakt.
  4. De stembiljetten konden, voor 1 oktober 2020, in de brievenbus worden gedaan bij onze verzamelpunten, te weten:
    Voor Berlicum: d’n Inloop, Kerkwijk 45a
    Voor Middelrode: Nico Bissels, Pastoor Verlindenstraat 1a
  5. Bij de nieuwsbrief van november wordt het volledige verslag van de ledenvergadering inclusief de stemverhouding gepubliceerd en verspreid.
  6. In deze notulen vindt u per agendapunt het aantal uitgebrachte stemmen en de verdeling daarvan.

Vraag Joop Matser:

Geacht bestuur,
Met verbazing heb ik gelezen dat u voornemens bent de algemene ledenvergadering virtueel te houden. Dat vind ik geen goed idee, omdat het niet zal lukken van gedachten te wisselen en gefundeerde besluiten te nemen. In het beste geval ontstaat er een een-op-een vraag-en-antwoord gesprek tussen een lid en een bestuurslid, waar verder niemand van op de hoogte raakt. Bovendien krijgen de leden de kans niet om het bestuur te bedanken voor hun inzet en het gevoerde beleid. Dat mag u zich best gunnen!

Kritiek is natuurlijk gemakkelijk, maar wat dan? Tenzij de corona-maatregelen worden verscherpt, gewoon een vergadering uitschrijven zonder (publiek-trekkende) toeters en bellen. Dan zal de toeloop beperkt zijn en raakt de grote zaal van Den Durpsherd – geschikt voor 100 personen – waarschijnlijk niet eens vol.

Succes met uw overwegingen, met vriendelijke groet,
Joop Matser

Antwoord:
Beste Joop Matser.

Er is een wettelijke overweging dat voor 1 oktober van ieder jaar volgend op het vigerende boekjaar de cijfers moeten zijn goedgekeurd.

Toen wij, deze overweging meenemende, in juni 2020 in het bestuur moesten besluiten waar en hoe de Algemene Ledenvergadering 2020 zou plaatsvinden was de beschikbaarheid van de grote zaal van Den Durpsherd onzeker.
In de afgelopen maanden is, buiten andere maatregelen, de capaciteit van deze zaal afgebouwd van 100 naar 60 naar 30 personen.

Met de kennis van nu is ons besluit destijds goed geweest.

Namens het bestuur,
Herman Schunselaar

 

1. Goedkeuring notulen Algemene Ledenvergadering van 19 maart 2019.

Aantal rechtsgeldig uitgebrachte stemmen: 75
Aantal stemmen voor                                 : 75
Aantal stemmen tegen                               :   0
Aantal stemmen onthouding                      :   0

De notulen zijn hiermee goedgekeurd. Met dank aan Jeanne.

2. Herdenking van de overledenen.

 Uit respect voor de overledenen en hun nabestaanden hadden we graag tijdens de ALV elke naam uitgesproken en elk overleden lid herdacht. Dat is helaas op dit moment niet mogelijk

3. Verslag van de kascontrolecommissie (de heer G. van der Steen en mevrouw M. Matser).

Mevrouw Matser en de heer van der Steen hebben een schriftelijke verklaring afgegeven. De boekhouding klopt en ziet er keurig en verzorgd uit. Op alle vragen is afdoende antwoord gegeven.

De kascontrolecommissie stelt de vergadering voor het bestuur te dechargeren.
Aantal rechtsgeldig uitgebrachte stemmen: 75
Aantal stemmen voor                                 : 75
Aantal stemmen tegen                               :   0
Aantal stemmen onthouding                      :   0

Het bestuur wordt derhalve door de vergadering gedechargeerd.

4. Benoeming nieuwe kascontrolecommissie: de heren J. de Feber en P. Stroucken.

Aantal rechtsgeldig uitgebrachte stemmen: 75
Aantal stemmen voor                                 : 75
Aantal stemmen tegen                               :   0
Aantal stemmen onthouding                      :   0

Deze nieuwe kascontrolecommissie voor het boekjaar 2020 is derhalve vastgesteld.

5. Financieel verslag over het boekjaar 2019 en vaststelling begroting 2020.

Vraag mevrouw J. Vink:
Geacht bestuur,
Keurig dat op deze wijze toch de mogelijkheid wordt geboden de leden inzicht te geven in het reilen en zeilen van de vereniging.
Voor het overgrote deel kan ik mij vinden in de voorstellen, behalve de begroting 2020 en het jaarverslag van de secretaris.

Begroting 2020.
Deze sluit af met een positief saldo van € 4.000,–. Het bestuur weet net zo goed als ik dat dit nu niet meer realistisch is. Ten tijde van de samenstelling van de begroting was er nog niets bekend over het corona virus. Inmiddels weten we beter.
Er is bovendien voldoende tijd geweest om de begroting aan te passen.

De opbrengsten van de horeca moeten drastisch verlaagd worden naar ca. € 1000,–
Alle leden hebben een tubetje handcrème gekregen, de kosten ca.
€ 2500,– zijn niet meegenomen, evenals de nieuwe website etc. ten bedrage van € 1500,–.
Wanneer het bovenstaande nu in de begroting wordt verwerkt komt men uit op een negatief exploitatieresultaat.
Ik verzoek het bestuur daarom beide stukken aan te passen en de leden een toelichting te geven. Men moet de zaken niet rooskleuriger voorstellen dan ze in werkelijkheid zijn.
Groet, Jeanne Vink

Antwoord:

Beste Jeanne Vink,
Het is juist dat ten tijde van de samenstelling van de begroting de gevolgen en consequenties van het coronavirus nog niet inzichtelijk waren. Ook nu in oktober van 2020 ligt dit nog niet vast. Aanpassingen zouden dan niet op concrete gegevens zijn gebaseerd. We hebben derhalve besloten om op het moment van het verschijnen van de agenda van de vergadering de stukken niet aan te passen. Mogelijk laat 2020 een negatief resultaat zien. Wij zullen er alles aan doen om dit zoveel mogelijk te beperken.

Namens het bestuur,
Herman Schunselaar

Aantal rechtsgeldig uitgebrachte stemmen: 75
Aantal stemmen voor                                 : 74
Aantal stemmen tegen                               :   0
Aantal stemmen onthouding                      :   1

Derhalve worden de jaarrekening 2019 en de begroting 2020 goedgekeurd.

6. Jaarverslag 2019.
Opmerking mevrouw J. Vink:
Onder het jaarverslag, dat ik in januari/februari 2020 heb gemaakt, staat de datum augustus 2019. Dit klopt niet.

Opmerking Nico Bissels:
In de algemene ledenvergadering september 2020 staat op blz. 5, dat ONA 70 jaar bestond.
Dit moet zijn 40 jaar.

Aantal rechtsgeldig uitgebrachte stemmen: 75
Aantal stemmen voor                                 : 75
Aantal stemmen tegen                               :   0
Aantal stemmen onthouding                      :   0

Daarmee wordt, met deze wijzigingen, het jaarverslag 2019 goedgekeurd.

7. Bestuursverkiezingen.
Volgens rooster is aftredend de heer Ad Beex.
De heer Beex stelt zich niet herkiesbaar.

Jeanne Vink, secretaris, heeft besloten om af te treden.
 Als nieuw bestuurslid en secretaris wordt voorgesteld: Sylvia Groot.
Aantal rechtsgeldig uitgebrachte stemmen: 75
 Aantal stemmen voor                                 : 74
Aantal stemmen tegen                               :   0
Aantal stemmen onthouding                      :   1

Sylvia Groot is daarmee als nieuw bestuurslid in de rol van secretaris gekozen.

Als nieuw bestuurslid wordt voorgesteld: Margie Dieterman
Aantal rechtsgeldig uitgebrachte stemmen: 75
Aantal stemmen voor                                 : 75
Aantal stemmen tegen                               :   0
Aantal stemmen onthouding                      :   0

Margie Dieterman is daarmee als nieuw bestuurslid gekozen.